そもそも Access って なに？
では そもそも Access とはなんでしょうか
Accessの正式名称は Microsoft Office Access マイクロソフト・オフィス・アクセスです
マイクロソフト社が開発し提供しているデータベース管理ソフトで データの管理・保存に優れビジネスの現場では多く利用されているソフトです
データベースとは大量のデータを整理して蓄積し 必要なときにすぐに取り出せるように管理しているシステムのことをいいます
Access で できることは？
小規模なデータベースシステムを構築できます
会社であれば 社員名簿システム 商品管理システム 顧客管理システムなど Excelで管理しているデータベースをAccessにすることで より効率的に厳密なデータ管理ができます
会社でつくる社員管理システム
社員管理システムでは 会社の従業員の氏名 部署 住所 電話番号 入社日 退職日 健康診断の結果 通勤車両の管理などなど 総務がExcelで管理していた情報を
Accessでは それぞれの項目に適正な型のデータとして入力ミスなく効率的に登録できその情報をもとに住所ラベルの作成や健診結果の集計 分析 を部署ごとに参照することができます
加えて 業務の内容によってその担当者が必要な項目だけを見ることができるフォームなどをカスタマイズすることもでき 総務以外見てはいけない個人情報を守ることもできます
個人でつくるコレクションシステム
プライベートであれば 趣味で集めた絵画などのコレクションの管理や家計簿などのシステムを作ることもできます
たとえば絵画コレクション管理システムでは 購入した絵画の作者 サイズ 購入日 金額などを登録することにより 年間購入額や作者ごとに集計やサイズごとに検索などができるシステムを作ることができます
基幹システムとの連携
また 会社には売上・請求・仕入・支払など一貫した業務の処理をする基幹システムを導入しているところも多いでしょう
基本的な機能だけのシステムであり この売上データによる分析機能までは 取り入れていないことが多いのではないでしょうか
そこで便利なツールがAccessです
会社独自の視点で経営分析を行うために 基幹システムからデータを抽出して Accessを使って 顧客売上分析や商品別売上分析 また営業担当別売上分析など さまざまなシステムを作ることができます
まとめ
Access はマイクロソフト社が提供しているデータベース管理ソフトです
Excel や Word と同様に個人レベルで小規模システムが構築できる とても優れたソフトです
会社または個人が 情報を整理したい 分析したい いろんな こんなことしたいな こんなツールがあったら便利なのにな というシステムを独自で作ることができるのです
